Incorporé par loi du Parlement le 16 mars 1916.

 

Règlements administratifs

Cette corporation a pour objet la réalisation des objectifs pour lesquels elle a été créée et a adopté pour son gouvernement, les règlements suivants :

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1. Le nom de la société est The Danville Protestant Cemetery Company.

2. Le bureau du conseil d'administration est situé dans le village de Danville, dans le comté de Richmond, Qc.

3. Toute personne qui possède un terrain ou qui a un membre de la famille directe (conjoint, parent, grand-parent, frère ou sœur) possède un lot dans l'un des cimetières gérés par la société ou qui peut clairement démontrer au conseil d'administration un intérêt bienveillant envers la Compagnie du cimetière protestant de Danville a le droit d'être membre de la société et donc d'avoir une voix à l'assemblée annuelle. Tous les membres reconnus de la société seront éligibles à titre d'administrateurs.

4. L'assemblée générale annuelle de la Corporation se tient dans la ville de Danville au mois de mars de chaque année. Le secrétaire de la Corporation fixe l'heure et la date de l'assemblée annuelle. L'avis de l'heure et du lieu doit être affiché ou envoyé par les méthodes de communication généralement acceptées au moins deux semaines avant la réunion. Dans des circonstances exceptionnelles, l'assemblée annuelle peut se tenir virtuellement.

5. Les administrateurs de la société sont élus lors de l'assemblée annuelle. Un secrétaire des élections sera nommé par le conseil d'administration actuel. Les mises en candidature seront ouvertes à la salle et, une fois que les candidatures auront cessé, les candidats devront déclarer au secrétaire s'ils acceptent ou refusent la candidature. Un maximum de 10 administrateurs peuvent être élus. Si plus de 10 membres de la société acceptent d'être nommés administrateurs à l'assemblée annuelle, un vote secret par scrutin secret aura lieu. Les administrateurs occupent leur poste pour un mandat de deux ans et expire au plus tard à la clôture de chaque deuxième assemblée annuelle des membres suivant l'élection.

6. Cinq membres du conseil d'administration forment le quorum.

7. Le conseil d'administration se réunit le plus tôt possible et aussi convenable après l'assemblée annuelle de chaque année et élit parmi les membres un président, un secrétaire et un trésorier qui demeurent en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs soient dûment nommés.

8. Il doit être présenté avant l'assemblée annuelle, un rapport annuel accompagné d'états financiers détaillés ainsi que le procès-verbal de l'assemblée annuelle précédente.

9. Le président préside toutes les réunions du Conseil; En son absence, l'assemblée nomme un président. Le président ou le président vote avec le conseil d'administration et a voix prépondérante.

10. Des réunions extraordinaires de l'organisation ou du conseil d'administration peuvent être convoquées par le président, le secrétaire ou le trésorier, en donnant un préavis de quatre (4) jours du jour, de l'heure, du lieu et de l'objet de l'assemblée par les moyens de communication généralement reconnus.

11. Ni les dirigeants ni les administrateurs ne peuvent être rémunérés pour le temps qu'ils ont passé pendant qu'ils assistaient à la réunion du conseil ou supervisaient les travaux dans les cimetières, et tout conflit d'intérêts doit être déclaré au conseil.

12. Le conseil d'administration fixe de temps à autre (par résolution) le prix des lots et des autres services facturés et réglemente autrement les affaires de la société.

13. Le secrétaire a le devoir d'assister à toutes les réunions du conseil et de tenir un registre fidèle de leurs actes dans le livre des procès-verbaux. Le trésorier peut être appelé à présenter la situation financière la plus récente de la société.

14. Un comité des bâtiments et des terrains peut être constitué et être composé du président et de 3 autres administrateurs nommés par résolution du conseil. La tenue des comptes rendus sommaires des discussions et des décisions sera la responsabilité conjointe de ce comité et sera mise à la disposition du conseil d'administration.

15. Il incombe au comité des bâtiments et des terrains de superviser et de diriger la planification, l'aménagement, la plantation et l'ornementation du terrain, qui se rapporte à l'aménagement et à l'ornement des chemins, des lots et des allées, et de gérer en général l'ordre du cimetière et de ses terrains, clôtures, etc., mais pas de tels travaux.  dont le coût excéderait deux mille dollars, sera assumé à moins que ledit conseil d'administration ne l'ordonne lors d'une assemblée annuelle ou extraordinaire.

16. Les fonds de ladite corporation, jusqu'à ce qu'il en soit ordonné autrement, doivent être placés par le trésorier auprès de l'institution financière canadienne approuvée par le conseil d'administration. Aucune réclamation ni aucun compte contre la société de plus de deux mille (2000,00 $) ne peut être payé tant qu'il n'a pas été approuvé par le conseil d'administration.

17. Le comité des bâtiments et des terrains a le droit d'embaucher des entrepreneurs titulaires d'un permis ou, dans le cas de tâches simples et à faible risque, des travailleurs occasionnels. Toute dépense supérieure à deux mille (2000,00 $) doit être approuvée par le conseil.

18. La Commission nomme un administrateur chargé de vendre les lots et de déterminer les lieux d'inhumation. Cet administrateur peut demander au conseil de nommer un autre administrateur pour l'aider. Aucune inhumation n'aura lieu dans les cimetières sans l'approbation préalable du ou des directeurs désignés.

19. Tous les fonds de ladite corporation seront affectés et affectés uniquement à l'aménagement, à la clôture, à l'ornementation, à l'entretien ou à l'agrandissement desdits cimetières, ainsi qu'à la prise en charge des dépenses nécessaires de la compagnie.

20. Aucun lot ne peut être utilisé à d'autres fins que celles de lieu de sépulture des morts. Aucune amélioration ne sera permise sur un lot, ni aucun internement autorisé dans ce lot jusqu'à ce qu'il soit payé. Toutefois, le conseil d'administration peut ériger des voûtes ou d'autres bâtiments nécessaires à la réalisation des travaux dans les cimetières.

21. Le propriétaire de chaque lot a le droit d'y ériger des monuments commémoratifs et des monuments, etc., et d'y cultiver des plantes et des arbustes. La construction des fondations sera aux frais du propriétaire du terrain, mais exécutée sous la supervision du comité des bâtiments et des terrains.

22. Tous les fonds à long terme ou ceux qui ont été comptabilisés dans le passé comme le Fonds de capital ou le Fonds d'entretien perpétuel seront déposés auprès d'une institution financière canadienne reconnue approuvée par le conseil d'administration et investis selon les lignes directrices établies par le conseil d'administration, dans le but d'équilibrer la croissance et la sécurité. Les administrateurs, individuellement ou conjointement, ne géreront pas les opérations quotidiennes du compte, mais conserveront la surveillance de manière agrégée et pourront de temps à autre examiner les objectifs du fonds et demander à RBC Dominion valeurs mobilières d'ajuster ces objectifs.

23. Si des arbres ou des arbustes, par leurs racines, leurs branches ou autrement, deviennent préjudiciables aux lots ou aux avenues adjacents, il incombe au comité des bâtiments et des terrains de les faire enlever.

24. Si un monument, une enceinte ou toute autre structure, ou une inscription est apposée sur un lot et que le conseil d'administration juge offensante ou inappropriée, il est du droit et du devoir dudit conseil de le faire enlever.

25. Les tablettes de bois sont interdites.

26. Tous les cercueils ou voûtes doivent être enfouis suffisamment profondément pour avoir trois (3) pieds de terre sur le dessus. Les urnes doivent être enfouies suffisamment profondément pour avoir un (1) pied de terre sur le dessus.

27. Les clôtures de lots sont interdites et toute structure, plantation d'arbres, etc. doit être soumise à l'approbation, car le comité se réserve le droit d'enlever tout ce qui est répréhensible à l'apparence générale et à la beauté du terrain dans son ensemble.

28. Un maximum de six (6) urnes peuvent être enterrées dans une seule tombe, qu'un cercueil ait déjà été enterré ou non. Une fois qu'une urne est enterrée dans une tombe vacante, aucun cercueil ne sera enterré dans cette tombe.

29. L'acte constitutif habilite la Société des cimetières à acquérir les biens d'autres cimetières protestants situés dans les limites historiques du canton de Shipton, à avoir, à détenir et à posséder les biens nécessaires à ces fins, lesdits biens étant en tout temps exonérés des taxes municipales et scolaires.

30. Les présents règlements administratifs ne peuvent être modifiés que par un vote des deux tiers des membres présents à une assemblée annuelle de la Corporation ou à une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin, un avis dûment et approprié ayant été donné à tous les membres.

31. La Danville Protestant Cemetery Company utilisera tous les revenus excédentaires générés par ses activités et ses investissements pour entretenir raisonnablement les terrains des cimetières, y compris les routes, les allées, les clôtures et les bâtiments. La société entretiendra le gazon sur tous les lots et nivellera le sol de temps à autre. La Société ne sera pas tenue responsable du nettoyage et de l'entretien des monuments commémoratifs, à l'exception de ceux dont elle est propriétaire. La Société s'efforcera d'assurer la sécurité des cimetières en rectifiant une situation où un monument commémoratif présente un danger physique.

32. Tout legs à un cimetière spécifique sera investi dans notre fonds à long terme tel que mentionné dans le règlement 22 et le montant donné sera attribué à l'actif net (capitaux propres) de ce cimetière. Tous les revenus et la croissance du capital générés par le fonds sont disponibles et affectés à tous les cimetières de la société, comme l'exige et l'approuve le conseil d'administration.

 

Ces règlements révisés ont été lus et approuvés lors d'une assemblée annuelle tenue le 18 mai 2023 dans la ville de Danville, au Québec

Les membres présents étaient :

R. Barry Evans

Eleanor Brock

Jacques Laberge

Ian Perkins

Albert Gillim

Donna McGraw

Diane Perron

Donald Carson

Allan Mastine